ウェビナー後のフォローアップ方法は？重要な理由と具体例をご紹介

ウェビナー後のフォローアップ方法は？重要な理由と具体例をご紹介

ウェビナーフォローアップとは

ウェビナーを実施する目的は商談を成立させるためです。そのためにはウェビナーが終了してからがポイントになります。営業担当者が個別に参加者にコンタクトして、一人ひとりにあったフォローアップをすることで商談につながるのです。特にウェビナーは対面で行わないため、参加者に応じたきめ細かなフォローアップはその後の商談成立の鍵を握るといってもいいでしょう。ウェビナーフォローアップをするなら、ウェビナー開催から時間をあまり空けない方がいいのです。時間が空くと人は一瞬抱いた興味や関心が薄れていくからです。一度関心がなくなってしまうと再び記憶を呼び覚まし、興味を持ってもらうのはほとんど困難になります。参加者の関心があるうちにコンタクトすることが重要になります。

【関連記事】登壇社募集中！メディアレーダーWEEKに登壇して、ホットなリードを獲得しませんか？

ウェビナー後のフォローアップが重要な理由

ウェビナーは誰でも参加できるため、それぞれの参加者の関心度には差があります。そのため参加者の中から特に関心度が高いと思われる人を見つけ出し、フォローアップすることが受注につながる重要なポイントになるのです。たとえ興味がない参加者であっても、定期的なあいさつメールをすることで関心を持ってもらえるきっかけになるかもしれません。ウェビナーをする目的は見込み顧客の中から商談にエスカレーションすることです。商談につなげるためには、参加者のモチベーションが高いうちにフォローアップすることが欠かせません。フォローアップ体制が整っていなければ次のステップへ進むことすらできません。さまざまな顧客の関心度に応じてフォローアップ体制を整えておくことが重要です。このように、一人ひとりに応じたフォローアップが受注獲得につながるのです。

ウェビナーフォローアップの方法

それでは具体的にウェビナーフォローアップの方法についてみていきましょう。ウェビナー後のフォローアップにはいくつかの方法があります。まずはどの程度ウェビナーに参加してどの程度関心度があるのか、アンケート形式で回答してもらう方法が最もポピュラーな方法です。その後、関心度に応じたフォローアップを実施することで商談の機会を作り出すことが可能になるかもしれません。また、参加者との関係発展のためにお礼メールという方法もあります。お礼メールをきっかけにフォローして商談成立になるケースもあります。こうしたアプローチをしながら、見込み度合いに合わせてフォローアップすることが今後の関係発展につながるのです。

アンケート

ウェビナー参加者の自社商品への関心度がどれくらいあるのか見極めるのにおすすめなのがアンケートです。アンケートでは参加者の見込み度を測るための質問項目を設置し、回答に合わせて今後どのようにアプローチしていくのか決めればいいでしょう。アンケートでよく見かける回答に「特に興味ない」があります。しかし、興味ないと回答した参加者をフォローしないのは機会損失になるかもしれません。興味があってもなくても、定期的な挨拶メールやメルマガなど配信することで関心が高まる可能性もあるのです。そうした時にすかさずフォローアップすれば商談に発展するきっかけになることもあります。

アンケート項目の設定

アンケートにおいて、参加者の見込み度を測るための質問項目とはどのようなものなのでしょうか。

個人情報
ウェビナーに参加した目的
ウェビナーを知った理由
満足度
質問や困っていること
商品やサービスの検討度

参加者の個人情報として氏名、会社名、連絡先などをアンケート項目に入れましょう。次に参加目的を記入してもらい、アプローチする際の参考にします。ウェビナーを知った理由を知ることで、どういった告知方法が有効なのか、効果がないのか判断することができます。ウェビナーに対する満足度は、今後のウェビナー開催の際の方針や内容の改善などに役立てます。質問や困っていることを知れば、参加者が求めているものや不満に感じていることを知るきっかけになります。質問や困りごとに理解を示すことで参加者と良好な関係構築につながるかもしれません。商品やサービスの検討度を知ることで、見込み顧客の把握や提案するタイミングを見極められます。

アンケートの告知タイミング

ウェビナー終了後にアンケートを実施します。これは時間が経つとウェビナーで感じた印象が薄れてしまい、精度の高い回答が集められないからです。ウェビナー終了とともに退出するケースが圧倒的に多いため、アンケート告知するタイミングが重要になります。ウェビナー終了時だけでなく途中であってもアンケートをすることを告知して、URLを送るなど対策を講じましょう。アンケートに回答した方に特典を用意したり、アンケートに回答しなければ退出できないなどルール作りも必要です。最近は集計の負荷を抑えるためURLを送ってアンケートに回答するケースが少なくありません。外部サービスを利用するアンケートツールもあるので、活用を検討してはいかがでしょうか。

アンケート内容の例

アンケートの目的は関心度を見極めて商談につなげることです。アンケートでは参加の動機や直面している課題、ウェビナー認知の経路などを回答してもらいます。ウェビナーに対する満足度や期待通りの内容だったかどうかなどアンケートで振り返る質問を設置しましょう。主催者側では気付かなかった問題点や良かった点が浮き彫りになれば、コンテンツや開催方法の改善にも役立ちます。また、要望や感想を記載する欄を設けることでフォローアップの進め方を判断する基準になります。そして最終目標である商談へのアプローチにつながる可能性があるのです。

フォローアップメール（お礼メール）

ウェビナー開催後、フォローアップに欠かせない手法がお礼メールです。関係構築にはフォローアップメールは重要で、メールひとつでウェビナー開催後の関係を持続できるのです。ウェビナー参加者だけでなく、当日何らかの理由で不参加だった人もお礼メールすることがきっかけで自社商品に関心を持ってもらえるかもしれません。既に自社商品に興味がある参加者には次のステージへ促すフォローアップメールは大変重要です。メールの内容は簡潔に、ウェビナーのおさらいとして印象が残るようにすることがポイントです。また、次回のウェビナー案内など今後のアクションを促すことも忘れないようにしましょう。

フォローアップメールの内容

ウェビナー開催後に送るフォローアップメールは、ウェビナーのおさらいの要点を記載するのが重要です。ウェビナー参加者はメールを読むことでウェビナーの内容を思い出し、その印象が強くイメージされるからです。お礼メールだからといってただのお礼だけではなく、参加者が有益だと認識する内容をメールすることで関係構築になります。ウェビナーで主催者側が最も伝えたかったことを正確に伝える上でフォローアップメールは重要な手法だといえるでしょう。フォローアップメールはウェビナーのおさらいといいましたが、後日参加者からの問い合わせや営業連絡のフックとしても有益なのです。

フォローアップメールを送るタイミング

フォローアップメールのタイミングは、ウェビナー開催当日か翌営業日までに送りましょう。時間が経てばウェビナーでの印象が薄くなり、関心も低くなってしまうからです。一度関心がなくなるとフォローアップを繰り返しても良い結果に結びつかないのです。参加者の帰路の途中にフォローアップメールを受け取れば好印象を与えられます。タイミングを外さず、丁寧なメールを送ればしっかりフォローアップする会社だと認識できて、その後の関係もスムーズにいくでしょう。良好な関係が構築できればナーチャリングしやすくなりコンバージョンの可能性も大きくなります。

フォローアップメールの例文（BtoB）

フォローアップメールの書き方は、顧客に自分に関係のある内容だと思ってもらえるようなメール、つまりOne to Oneメールを心がけましょう。例えば、件名に参加者の氏名を入れて「〇〇さんこの度はウェビナーご参加ありがとうございます」というメールを送ります。こうすれば一斉送信ではなく、自分宛に送られたメールだと認識できます。このようなちょっとした特別感が良好な関係構築には欠かせないのです。企業を代表して参加した場合は、会社名、所属なども入れておけばより親しみが感じられるでしょう。

フォローコール（電話）

ウェビナー開催後、フォローアップメール配信後にインサイドセールス部門か営業部がフォローコールすることが大切です。フォローコールは、興味関心が高い見込み顧客へ優先的にアプローチする有効な手法になります。参加者の抱えている課題や悩みなどアンケートだけではフォローしきれないものをヒアリングできるのがポイントです。参加者から今後のステージアップに向けて、なるべく多くの情報を聞き出すためトークスクリプトを用意しておくのもおすすめです。関心度に応じて次回アポイント打診や資料送付など今後の指針を決めることが重要になります。フォローコールする前に参加者が所属する会社や役職など基本情報を押さえておくことも忘れないようにしましょう。

電話をかけるタイミング

フォローコールするタイミングですが、ウェビナー開催当日か3日以内に電話しましょう。一般的に、時間が空けば人の印象に残る出来事も次第に薄れて興味をなくす傾向が強いからです。そうなるとフォローコールしても対応してもらえなくなる可能性が出てきます。フォローコールはインサイドセールス部門か営業部門担当者が望ましいですが、連携をしっかりしていればコールセンター担当者でも構いません。ただし、次回アポイント打診など具体的なスケジュールは本来の担当部署で担うようにしましょう。

欠席者への電話

ウェビナーに参加できなかった人のフォローアップも欠かせません。欠席した理由は、たまたま開催日に会議があるなど社用で参加できなかった可能性もあります。単に忘れてしまったという理由もあるでしょう。電話で聞き取り調査して今後の対策を立てるのもフォローコールならではです。見込みがないと決めつけるのではなく欠席者にもフォローコールすることで興味が出て商談まで促すチャンスが見出せるかもしれないのです。次回開催するウェビナーに参加を促しつながりを保つべきでしょう。参加者だけでなく不参加者にも接点を持つことでビジネスチャンスを広げることができます。

【BtoBマーケ担当者必見】ウェビナー運営攻略！押さえるべき3つのポイントとは？ | 株式会社アイズ

セミナー/ウェビナーを開催経験企業様、
これから開催を検討している企業様に向けた資料となっております。
累計100社以上が登壇した大型セミナーイベントを
10回以上運営してきた弊社が培ったセミナー/ウェビナー運営ノウハウを凝縮してまとめました。

【こんなお悩みございませんか…？】
・自社でセミナーを開催したいが、流れや話す構成がわからいない
・セミナーを開催して、終わりになってしまう
・セミナー開催後の適切なアプローチ方法がわからない
・そもそもセミナー開催のノウハウがない

【この資料でわかること】
①セミナーの種類
混同しがちなセミナーの種類、特徴を解説します

②二次活用事例
苦労して開催したセミナーを再利用する具体的な方法です

③開催後のアプローチ方法
開催後の訴求方法をフローチャートでまとめます

詳細は資料DL・お問い合わせ下さい。

フォローアップを成功させるコツ

マーケティング活動においてウェビナーの役割は新型コロナ以降大変重要になりました。ウェビナーの目的は見込み顧客を獲得し、商談にステージアップさせることです。そのためには個々の顧客の抱える悩みを解決する提案を的確にすることが必要になります。フォローアップではアンケートやお礼メールなど手法を駆使して、顧客の悩みを聞き出し、自社商品に興味を持ってもらうことが大切なのです。

アンケート回答に基づいたアプローチ

フォローアップで実施するアンケート調査は、参加者の見込み度合いを知るのに最適といえます。そのためには、ウェビナー開催後まだ印象が冷めていないうちにアンケート結果を実施することが重要です。集めたアンケートを分析し、フォローを実施する優先順位を付け、それぞれ的確なアプローチしましょう。相手が求める解決方法を提案できれば、信頼関係が構築でき次のステージに進むことができます。また、顧客のフォローアップをきちんと記録に残すことで、ナーチャリングにも活かせ今後のマーケティングにも利用できます。アンケート調査はウェビナー参加者だけでなく、当日不参加だった人にもアプローチすることでビジネスにつなげるチャンスにもなります。

参加者によってお礼メールの内容を変える

ウェビナー開催後、お礼メールを送付することは参加者との関係を発展させる上で重要になります。そこでポイントなのが、全て同じ文面にしないことです。挨拶文に個人名を入れるだけでも受け取った人は優越感を覚え、好感度が高くなります。また、アンケート調査にある悩みや希望を踏まえて、ウェビナーで紹介した商品を使った解決方法を提案するなどひと工夫した文面を考えて見ましょう。お礼メールは単にお礼するメールではなく、次のステップへの第一歩になるため、悩みや質問など相手の悩みを推察し、解決へ導く提案ができるかどうかが鍵となります。自分の課題を解決する提案ができれば、参加者にとってウェビナーが有益だったと確信するポイントになります。

欠席者へのフォローアップ方法

ウェビナー後のフォローアップは時間が空かないうちに行うのが鉄則です。しかし、そこで忘れがちなのが欠席者へのフォローアップです。欠席した理由には関心がなくなった以外に会議や他の仕事が入ってしまって都合がつかないこともあるでしょう。欠席したからといって見込みがないと決めつけないことが重要です。ウェビナーの概要がわかるメールやウェビナーの映像、提案した商品の説明など少しでも関心を持ってもらえるようフォローアップメールを送付しましょう。欠席者へのフォローアップが商談までエスカレーションすることもあるので、参加者ばかりに気をとらわれないのもフォローアップの大切なポイントです。

定期的に連絡してリードナーチャリングする

フォローアップで重要なポイントは定期的に連絡をして関係を維持することです。フォローアップは興味の度合いに応じて異なります。関心度が高ければ営業部門からアプローチするのもいいでしょう。一方で関心が低い顧客の場合は、直接営業部門から連絡をすると印象を悪くするケースもあります。こうした顧客の場合は、定期的に連絡を入れることで継続的にフォローし、関心度が高い顧客同様にナーチャリングして優良な見込み顧客にしていくことが大切です。ウェビナー開催だけで商談につながる確率は低く、その後のフォローアップすることで見込み顧客になるケースが圧倒的に高いのです。一人ひとりの顧客に応じたフォローアップを定期的に行いナーチャリングすることで契約までたどりつけるはずです。

ライタープロフィール

メディアレーダー営業担当株式会社アイズ: 広告・マーケティングに特化した媒体資料のポータルサイト「メディアレーダー」の営業担当。
BtoBマーケティングを始め、累計6600人の集客実績がある「メディアレーダーWEEK」の運営やリード獲得目的の施策を展開中。
メディアレーダーについて詳しく知りたい方はこちら
https://media-radar.jp/about.php